Obligaciones y/o Responsabilidades

Responsabilidades/Obligaciones del Administrador

 

Juan dice: Estas obligaciones que describo a continuación, son las cosas que yo he venido desempeñando. Dejo a consideración del próximo Administrador y Administrador Suplente si se dividen los cargos o no. En caso tal, deberán actualizar estas "obligaciones".

 

OJO: Este cargo no le da a la persona "escogida" AUTORIDAD; este cargo lo que le dá es RESPONSABILIDAD ya que TIENE QUE CUMPLIR CON SUS OBLIGACIONES, tanto las de miembro del Vlog-Internacional, como las de ADMINISTRADOR que están aclaradas a continuación:

 

Responsabilidades/Obligaciones del Administrador Suplente

 

La única responsabilidad del ADMINISTRADOR SUPLENTE es reemplazar al ADMINISTRADOR en caso de que este "abandone" su cargo antes de que su periodo termine.

 

 

Responsabilidades/Obligaciones del Administrador

 

El ADMINISTRADOR SALIENTE deberá:

1. En Google Groups: cambiarle el estatus al NUEVO ADMINISTRADOR y al NUEVO ADMINISTRADOR SUPLENTE de "Regular Member" a "Manager". De esta manera, ellos tendran control total de Google Groups. Así mismo, cambiar su estatus personal de "Manager" a "Regular Member".

 

CERO: ESTATUS EN GOOGLE GROUPS

0.1 El Nuevo ADMINISTRADOR deberá verificar que el estatus del antiguo ADMINISTRADOR sea "Regular Member". En caso tal de que todavía sea "Manager", deberá cambiarlo a "Regular Member".

0.2 Si el Antiguo ADMINISTRADOR abandonó su cargo por que se vá del Vlog-Internacional, entonces el nuevo ADMINISTRADOR deberá sacarlo (unsubscribe) de Google Groups.

 

PRIMERO: GMAIL

G-Mail: vloginternacional@gmail.com

Password: Solo la conocerán el Administrador, y el Administrador Suplente. El ADMINISTRADOR SALIENTE se las enviará via E-mail.

1.1 Si usted es un nuevo ADMINISTRADOR, se le recomienda cambiar esta clave por una de su preferencia, para que el ADMINISTRADOR SALIENTE no tenga mas acceso a este E-mail.

1.2 Para que no tenga que estar revizando este E-mail todos los dias, se le recomienda hacer lo siguiente:

Hacer log in.

Una vez adentro:

Click en SETTINGS

Click en FORWARDING AND POP

En el primer renglon llamado "Forwarding", hay una casilla llamada: "Forward a copy of incoming mail to:"

Aquí, ingresar el E-mail que usted usa para todo lo correspondiente al Vlog-Internacional. De esta manera, a su inbox le llegaran los E-mails que sean enviados a vloginternacional@gmail.com

 

SEGUNDO: E-MAILS DE LA ADMIN

Una vez por semana, El ADMINISTRADOR deberá enviar un E-mail a todos los miembros del Vlog-Internacional informandoles las diferentes fechas, ingresos, acontecimientos, etc.

2.1. Se le recomienda crear un grupo en su E-mail llamado Vlog-Internacional con los E-mails de TODOS los miembros del VI. Actualizelo cada vez que alguien entre o salga.

2.2. O, puede simplemente hacerle REPLY ALL al último E-mail recibido de LA ADMIN. Si prefiere esta segunda opción, tenga en cuenta que cuando ingrese una nueva persona al grupo, deberá adicionar el E-mail de esta persona a ese "REPLY ALL".

3. Tratar de no enviar E-mails de LA ADMIN todos los días. La idea es que sea uno o dos por semana. Entre mas poquitos mejor.

La excepción es la siguiente:

 

TRES: APLICACION EN GOOGLE GROUPS

Cuando una persona aplica para participar en el VI.

Debido a que es importante que los miembros decidan el ingreso de esta persona LO MAS RAPIDO POSIBLE, el ADMINISTRADOR deberá:

3.1 Crear una nueva "charla" en Googe Groups con los links e información del aplicante.

3.2 Avizarle a todos los miembros del VI la creación de esta "charla", para que todos los miembros del Vlog-Internacional puedan ver los videos, y dar su respectivo voto.

 

CUATRO: APLICACION DE PARTICIPANTES

Como ADMINISTRADOR, usted va a recibir las aplicaciones de las personas que quieren ser miembros del Vlog-Internacional. Cuando reciba estos E-mails, deberá responderle a los aplicantes lo siguiente:

==================

Hola Ingresar Nombre,

Muchas gracias por su interés en el Vlog-Internacional.

Hemos recibido su video-aplicación!

Los miembros del VI procederán a definir su ingreso al grupo. Este proceso toma entre 24 y 72 horas. Cuando tengamos una decisión final, se la haremos saber.

LA ADMIN

=================

Se le recomienda hacer un DRAFT en su inbox con esta información, así cada vez que le llega una aplicación, tiene esta info a la mano, y simplemente tiene que hacerle Copy/Paste.

 

QUINTO: APLICANTE ES ACEPTADO

Como ADMINISTRADOR, usted debe estar pendiente cuando hay mas de la mitad mas un voto aceptando el ingreso del nuevo aplicante. Cuando esto sucede, por favor deje un comentairo nuevo en esa "charla" inofrmando que debido a que ya hay mas de la mitad de votos aceptando a esta persona, procederá a enviarle el Kit de Bienvenida.

 

SEXTO: KIT DE BIENVENIDA

En Google Groups, en la sección de PAGES (o PAGINAS) encontrará varios documentos muy útiles:

- Invitación de Google Groups

- Kit de Bienvenida

6.1 Lo primero es enviarle al aplicante un E-mail con el Kit de Bienvenida. Simplemente tiene que hacerle COPY/PASTE al Kit, agregarle el nombre de la persona a quien va dirigido, y listo.

6.2 Este proceso es de cuidado. Por favor estar pendiente que el nuevo participante reciba estos E-mails.

6.3 Coordinar con el editor correspondiente la inclusión del video de esta nueva persona.

 

SEPTIMO: WIKI

Hay que actualizar los datos de las siguientes páginas:

7.1. TEMAS

7.1.1 Cuando se cierra la votación de los 4 temas, enviar un E-mail con los resultados y fechas limites de los 4 temas ganadores, siempre dando el link de la página del Wiki correspondiente "para mayor información".

7.1.2 Una vez realizada la votación por los 4 temas, actualizar las fechas de la siguiente votación.

7.2 TEMAS ESCOGIDOS

7.2.1 Hacerle CUT/PASTE a la información de los 4 temas escogidos que está en la página de TEMAS, y pasarla a la página TEMAS ESCOGIDOS. En orden de "abajo hacia arriba". Es decir, que el tema que está de primero, es el último en ser publicado (como en los blogs).

7.3. CALENDARIO:

7.3.1 Actualizar el Calendario con las fechas de los siguientes 4 temas.

7.4 EDITORES:

7.4.1 Revizar que hayan editores para los futuros temas. En caso de que no haya, avizar sobre estas vacantes al grupo.

7.5 PARTICIPANTES:

7.5.1 Actulizar cada vez que un participante entra y sale.

7.6 HISTORIA

7.6.1 Actualizar cada momento importante del Vlog-Internaiconal.

Qué es un "momento importante"? Son aquellos sucesos que valga la pena tener documentados para la posteridad, tal cual como el ingreso y salida de un participante; la publicación de los videos; cuando se publiquen no dos sino tres videos por tema, etc.

Ver los 'hechos' ahí documentados hasta la fecha para entender mejor qué es un "momento importante".

 

OCTAVO: MIEMBRO SE VA DEL VI

Cuando un Miembro del grupo se va, el ADMINISTRADOR deberá hacer lo siguiente:

8.1 Sacarlo (unsubscribe) de Google Groups.

8.2 Cambiar la información de esta persona que se encuentra en el Wiki en la página PARTICIPANTES a la sección de: Ex-Participantes (que se encuentra en la misma página)

8.3 Sacarlo del Mapa

1: Ir a: www.rrove.com

2: Entrar datos:

Login: vloginternacional

Password: 1234rrove

3: Click en MY SETS

4: Click en Vlog Internacional

5: Buscar el usuario que se fué del grupo. Abajo del nombre de este, va a ver varias opciones: directions, edit, delete, remove from set.

Hacer click en DELETE.

 

NOVENO: FINAL DEL PERIODO DE ADMINISTRADOR

Un mes antes de que se acabe su periodo como ADMINISTRADOR, usted deberá recordarle a todos que pueden postular su nombre para ADMINISTRADOR. Así mismo, coordinar la votación de esta elección.

 

DECIMO: ABANDONO DEL CARGO

En caso de que el ADMINISTRADOR decida abandonar el Vlog Internacional antes de que su periodo se acabe, esta persona está en la obligación de:

9.1 Avizarle inmediatamente al ADMINISTRADOR SUPLENTE y cederle todos su derechos.

9.1.2 El ADMINISTRADOR SUPLENTE se convertirá en el NUEVO ADMINISTRADOR, y deberá asumir su cargo inmediatamente. Ver el punto 0.2.

 

 

Qué pasa si las dos personas seleccionadas abandonan el Vlog-Internacional al mismo tiempo?

 

Aunque las posibilidades de el Administrador como el Administador Suplente se salgan del Vlog-Internacional al mismo tiempo son muy pocas, no significa que sea imposible.

 

En caso de que esto sucediera, el ADMINISTRADOR saliente deberá entonces organizar una "Eleccion de Emergencia", para escoger un nuevo Administrador y un nuevo Administrador Suplente. El Administrador saliente deberá enviarle un E-mail a todos los miembros del VI, informandoles sobre esta Elección con el link de esta misma en el WIKI donde todos puedan postular sus nombres y votar. Se deben dar los siguientes plazos: 3 días para postular nombres, 3 días para votar. Y en el septimo día el Administrador Saliente le cederá todos su derechos al nuevo Administrador. Estos plazos están diseñaods para que no tome mas de una semana en escoger a los nuevos Administradores.